GTD软件

    理解GTD之后，我们还需要一个系统来帮我们落实GTD的管理思想。说“系统”这个词似乎很唬人，很复杂。但是没有关系，你可以自己做一个最简单的GTD系统：将若干张A4的白纸用订书机订成一个简易记事本，再选一张废弃的报纸把圆珠笔芯包裹卷起来，粘牢以免散开。这当然只是一个笑话。这个笑话让我想起小时候在科普课上学到的最简单的收音机。当然，你如果愿意肯多花上几个铜板，可以到文具店买一本像样一点的记事本和圆珠笔。这样的GTD系统虽然也依然简易，但是比那个收音机的实用性要强得多。只要你坚持，用笔和纸是完全可以实施GTD的。

    尽管如此，但是我并不提倡只用笔和纸。原因很简单，信息化设备和软件现在已经非常便宜了，而且高效得多。有人说，不要搞那些花里胡哨的东西，重要的是落实GTD思想。这句话本身并没有错，但是用笔纸这种最原始的工具毕竟不方便。如果你能够在工作时间有电脑可以用，那么选用一种软件来帮你进行时间管理是非常自然的事情了。有人说，用软件不是关键，关键是要坚持。这句话本身也没有错，但是如果你不能坚持用电脑的话，为什么就能够坚持用笔纸呢？我个人认为，笔纸是更难坚持下去的，除非你的工作环境只能用笔纸。

    现在已经形成了“GTD软件”这种说法。但是我还是要啰唆几句：GTD本非一种软件的统称，而是一种时间管理的思想。熟悉软件的人都听说过ERP软件。一个企业要实施ERP，重点不是购买ERP软件，也不是实施ERP项目，而是企业领导层要接受ERP的观念，并愿意把这种观念落实到企业管理中去。这样，ERP软件无非就是一个帮助企业领导层落实这种思想的工具而已。GTD软件也是一样。

     GTDLife中搞了一个“常用GTD工具调查”（它把笔和纸也算进去了），我并不没有去查看结果。不过，从中我知道了一些GTD软件。我自己也在网上搜索到了一些其他的。接下来，我将介绍本人对这些软件工具的体验心得。

    总的来说，还是非常沮丧的。因为没有任何一个系统/工具是尽善尽美的。我的几个关键考察指标是：

    1 要能够方便地记录我的各种Stuff，也就是说，能够有一个顺手的in box。

    2 有一个符合GTD思路的流程导图，在我对in box中的item进行处理的时候，能够准确地指导我将item“投递”到它理应所去的“归宿”中。

    3 有专门的、合适的“容器”来装载Item of someday/maybe，有合适的“容器”来装载item of reference。其中，“有合适的容器来装载Item of reference”，实际上就是指有合适的知识管理子模块，方便归类检索。

    4 要能够和Outlook进行数据同步。因为我平时工作就是用Outlook的，我也不太会因为用了某种GTD软件之后就舍弃Outlook，所以和Outlook的同步就显得非常重要。而且，我的手机和PC进行数据同步，也是只能和Outlook的数据进行同步。我希望GTD中的delegation能够用到Outlook的邮件，GTD中的Calendar能够将数据同步到Outlook的日历。这样，我的手机就可以作为我的Calendar提醒器了。

    5 费用低廉，最好不要钱。（窃笑！）

ThinkingRock

    如果不考虑No4，我觉得最合适的软件就是ThinkingRock。它的设计非常符合GTD思想，是我所见到的各个软件中在这一点上做得最好的。它的主页面（Overview）上就有一个思路导图，虽然我画的图不太一样，但是也很简单明晰。

在这张图中的每一个方框，就是一个容器，里面装载着相应的Item。例如，点击“Collect Thought”就可以记录你的stuff，然后在Process Thoughts（实际上就是In box）中可以看到这个stuff；点击Someday/maybe，所有Item of someday/maybe就都展现出来了……

     进入了每个“容器”里面，其中的item都可以方便地进阶到它所能够去的下一个容器。例如，当我们需要处理Stuff时，点击Process Thoughts，就可以看到这样的界面：

在这里，软件马上会问你“Is this actionable？” 如果回答是“Yes”，那么你看到就是这样的界面；如果回答“No”，界面马上就变成如下这个样子了。

如果这是一个actionable 的 item，那么下一步的就要判断这个item是不是只需要一个步骤就能够搞定。如果是，那就进入Next action；如果不是，那就进入Project。如果进入了next action，Item的最终归宿就只有四种可能：Calendar、List of things to do、Delegation和Do it。看一看下面的界面，你会发现ThinkingRock是如此地贴近GTD思想！

    完全符合GTD思想，是ThinkingRock的最大特点，也是最大的优势。只要掌握了GTD思想，那么软件几乎不用学习。当然，如果不明白GTD，那么用这个软件也自然会云山雾罩。这个软件还有一个很大的优势－－它是免费的。ThinkingRock最大的缺点就是，它不能和Outlook同步。它的数据只能导出为xml格式和txt格式，这完全没有供Outlook使用。这是ThinkingRock最大的遗憾。就是这个原因，使得我不得不放弃这个软件。它另外还有两个缺点，都和文字有关。第一个是目前只有英文版，没有中文版；这一点似乎可以在网上找到汉化版，再说就这几个英文单词，对我来说应该不是什么问题。第二个，它的报表输出对中文的支持也不好。但是褪墨说，这仅仅只是没有预装中文字体的缘故。听说手动改造之后就能够解决，但我没有试出来。

    官方网站是：www.thinkingrock.com.au 。

    总结：ThinkingRock是完全按照GTD思想设计的，是最符合GTD思想的时间管理软件，而且是免费的，它的界面清新简洁且不失美观。遗憾之处在于它的数据格式比较封闭，难以和其他系统进行数据同步交换，这使得用户在接受系统的日程提醒的通道只有该系统本身，而且它的中文的支持还不顺畅。

成功助手

    成功助手一款国产的共享软件，似乎是一个人（至多就是一个工作组）所为。坦率地说，个人做软件，能够做到这个样子已经非常不容易了。成功助手的优点也很多，比较突出的包括：① 成功助手的功能比较全，不仅包括时间管理，而且还包括知识管理、人脉管理等模块；② 提供侧边栏功能，在不启动主程序的情况下，可以一目了然地在桌面上看到自己的待办事项（Things to do）、委托任务（Delegation）、日程（Calendar）等；③ 能够和Outlook以及Google日历进行数据同步；④ 在时间管理方面，成功助手支持轻重缓急原则；⑤ 提供流程导图，在导图中点击某些“容器”，能够进入相应的界面。

    但是成功助手也是有相当的遗憾。最突出的是，它和GTD思想的匹配程度就不高。它所提供的导图就和似乎不太对劲。

这张图和标准的GTD流程图不一样，和我画的图也不一样。显然，这是作者自己的理解。但是我认为作者的理解并不到位。这包括：

1. 如果工作篮（in box）中的item并不需要采取采取行动，成功助手认为接下来只有两种选择：抛弃或者整理成资料。也就是说，作者取消了someday/maybe的概念。这是不合理的。或许作者认为someday/maybe没有存在的意义，和reference并无二致。但是我认为它们的区别还是非常明显的。someday/maybe是需要定期review的，而reference的重点是在检索备查。
   
2. 在另外一条分支上，作者用“是否需要立项”来代替“only one step enough"。这措词本身没有问题，问题是接下来的逻辑就有些混乱了。如果需要立项，就进入“项目管理”，接下来就需要“项目分析”；如果不需要立项，就直接进入“项目分析”。GTD思想认为，如果需要立项，就进入项目管理，在项目管理中将项目分解成若干个single step action，然后将最近的一个action回流到GTD流程中来。如果将GTD流程比作河流的干流，那么项目管理就仿佛是一个水库，在干流的旁路上，而非串行在干流中。所谓的项目，就是需要很多串行的action的事务。Action仿佛就是水，一下子来了这么多洪水，不能同时往下流，所以进入项目管理这个“水库”“储存”起来，日后将这些水缓慢地“释放”到干流中去。这个比喻虽然不很贴切，但是至少可以说明项目管理和时间管理的关系。成功助手把这个关系弄混淆了。
3. “待办事项”和“工作任务”的区别不很明显。我反复看过之后，认为成功助手中的“待办事项”和“工作任务”都是list of things to do，并无实质区别。而且我发现，“工作任务”中还有一个“完成率”的字段。从这个字段可以看出，工作任务中的item很像是Project。按说这里的item是不存在完成率一说的，因为这些item都是single step action。我想，软件作者的确没有理清GTD的若干概念之间的关系。

    逻辑紊乱不仅在这张流程图上有所表现，而且在软件的具体功能中也有表现。最典型的是无论待办事项还是工作任务，也无论委托任务或是日程，在形成item时必须要输入该item的“所属项目”属性。这是不合理的。有些action是属于某个项目，但并非所有的action都是一个项目中的一步actioin。所以，必须要输入“所属项目”，让用户实在很为难。我看了软件自带的样例数据，发觉其中的“项目”其实就是“类别”，例如有什么“工作”、“生活”之类的。

    具体说到软件功能，成功助手做得还是相当不错的。我很推崇它的侧边栏。不仅方便地显示各类Item，而且可以在不启动主程序的情况下，在侧边栏上快捷地输入stuff。稍微有些遗憾的是，在侧边栏中的“工作篮”中输入的item，回到操作台（即主程序）中需要刷新一下才可以看到。我曾经以为这是一个bug，差一点就冤枉它了。它的日历还有两个小小的、无关大雅的问题：① 它自带的节日、纪念日太多，五花八门，林林总总。很多纪念日都是用户一辈子都不会关心的，但是它们始终出现在日历上，难免有干扰之嫌。② 农历的日期表述有点问题。“一月”应该叫作“正月”更准确，“一月七”应该叫作“正月初七”更符合中国人的习惯（顺便说一句，传统的说法，十一月应该叫作“冬月”，十二月应该叫作“腊月”）。

和绝大多数中国个人软件开发者一样，成功助手的作者还做了一些“辅助功能”，与时间管理相距甚远，例如“相册”。我倒是建议作者去掉这些内容。如果作者有相关的技术储备，我认为不妨另外单独做一个软件，不要什么东西都凑到一起。

    它的官方网站是： http://www.bajiusoft.com/ 。

    总结短评：成功助手最大的特点在于功能丰富且精细，其可自定义的侧边栏非常快捷方便，集成有简单但够用的知识管理模块，能够和Outlook以及Google calendar进行数据同步，支持传统的时间管理理论中的轻重缓急原则，它的价格低廉（98元/套），在可接受范围内。其最大的遗憾是对GTD思想的把握上明显有混乱的迹象，会给用户造成不知所措的感觉。

Jello.Dashboard

    Jello.Dashboard是我在网上找到的一款据称支持GTD思想的Outlook插件。安装很简便，完成后在Outlook中将“Outlook今日”的主页指向Jello.Dashboard的页面，即全部完成。这样，每次启动Outlook之后，用户就可以在Outlook中看到如下界面：

    Jello.Dashboard和前面介绍的两款软件不同，它没有思维导图。但是这不是什么大问题，只要用户将GTD思想烂熟于胸，这个图有没有都无关紧要。从这个界面上就可以看出，它是可以支持中文的，但是其中文资源太差，太多的词汇都没有翻译成中文。不过，你要实在看着不爽，也可以用全英文的选项。这些都不是关键。

    关键是，普通用户拿到这个软件，不知道该怎么用。Jello.Dashboard没有GTD意义上的In box。在ThinkingRock中，in box就是“Collect Thoughts”和“Process Thoughts”；在成功助手中，In box就是“工作篮”。但是在Jello.Dashboard中，in box就是outlook的收件箱。我们知道，outlook的收件箱，就是Email的收件箱。这样，虽然对于email形式的stuff是方便了，但是似乎无法装盛其他形式的stuff，例如便签、录音音频文件等等。不仅如此，Jello.Dashboard仅仅只是将Outlook的收件箱的根目录当作它的in box。而我使用Outlook的习惯却不会将来件都放到一个文件夹之下的。我有三个Email帐号，不同帐号受到的邮件，我会使用Outlook规则自动分拣到不同的文件夹下，如上图。这样一来，几乎没有来信会落到“收件箱”中，而是会分别落到子收件箱中的某一个中去。这样，Jello.Dashboard就统统不认了。一开始，就受到这样的局限，让人很懊恼。

    我人为地“制造”了两封邮件，放“收件箱”中。我们看到两个item前面都有一个复选框，后面都一个单选框。如果点击单选框，那么这个item就会立刻被“投递”到Next Action中去了。如果点击前面的复选框，则会立刻出现一个灰色的小横条，上面只有三个控件：下拉框“Action”、下拉框“Assign/Remove”和复选框“move”。下拉框Action中的备选item如图所示。

我尝试着点击了某些item，发现有些是可以激发软件某种动作，有些却会报错，有些则没有任何反应。例如，当我选择了“Make Task from item”，系统就会自动创建一个Outlook的任务，而in box中的那个邮件则成为了任务的附件。同样的，如果选择了“To Calendar”，则会自动创建一个Outlook的约会，那个邮件作为附件自动插入到约会中。但是如果我选择了“Send for Reference”，系统则会报错。

这就让我有些难以琢磨了。我的理解，这时in box中的item应该会被自动投递到Reference文件夹中。结果这样的报错，让我不知所措。我也不知道应该怎样才能够选择一个Folder。

    到此为止，我已经没有什么兴趣继续测试下去了。我找不到它的官方网站，大家想了解更多，问Google吧。

    总结短评：Jello.Dashboard最大的优点就是集成到Outlook的界面之中，所有的日历、任务管理都借用Outlook本身所具备的模块。但是它的不足之处也非常明显：首先就是操作不便，抱着GTD的思想去试用，却发现处处碰壁，加之它的中文资源匮乏，帮助模块不完善，让人很快就失去耐心去深入了解。说到底，Jello.Dashboard其实是一个Web版的软件，服务器就是本地计算机，通过设置让Outlook的主页指向它的主页。这样的形式，倒是非常值得学习。毕竟，Outlook已经成为一项事实上的工业标准，太多的人可以不用其他的软件，但是Outlook则每天上班必须打开的。

GTD-Free

     这是一款英文软件，不要钱。相对而言，它也比较符合GTD的思想。因此，只要理解了GTD，对该软件还是比较容易上手的（当然，你要认得那些英文字才行）。以下是它的截图：

    但是，这个软件过于封闭，似乎也无法和Outlook同步，而且尝试它的数据导出功能，发现只能够导出成“GTD-Free XML file”格式的文件。这似乎不应该叫作导出，叫作备份更合理。而且，它并怎么又思路导图。

    要想访问它的官方网站，请点击这里。

古道将Outlook改装的GTD

    这是古道自创的一种办法，无需编程，完全利用Outlook现有的功能，来实现时间管理。点击除此可以详细办法。但是Outlook本身只是定位为办公系统的客户端程序，在时间管理和项目管理上都不够好，所以要在它身上打主意，而且不编程，那么只有“将就”、“凑合”了。

    我很佩服古道，能够把Outlook折腾成这个样子，真是不容易。我一步步按照他的教程，实现了。但是我却不想用下去。原因有两个：

1. 这个办法最多只能说是“项目管理”，说不上GTD。它的核心思想是利用“Outlook的所有类型的项目都提供和联系人项目的链接”这样一个特点，以联系人会纲，把任务、日历和真正的联系人都串在一起，便于管理。这虽然也很有价值，但是似乎和GTD不沾边。
2. 这个办法太将就，太委屈自己了。看到软件界面上的提示是这样写的，自己却要时刻记得要那样理解。例如，它是利用联系人来进行Project管理。但是联系人就是联系人，联系人只有姓和名，没有“项目名称”，所以我们不得不把项目名称填写到姓名控件中去。反过来，看的时候，看到姓名的时候，要知道这里说的其实是项目名称，要找项目名称的时候，要记得去到姓名字段中去找。这也是无可奈何的事情，因为本身就是“借用”Outlook的一些现有功能，又不编程。在这种边际条件下，也只能这样了。

    顺便说一句，Outlook真的是一个鸡肋。技术储备明明都有了，却硬是坚挺着这么多年不做出来。害的我们只有搞这些“旁门左道”（还不是每个人都会搞，我自认为对Outlook是比较熟悉的了，看了古道的文章，还是很佩服）。不过，我们也没有掏钱，不是吗？

其他

     Remember the milk，这是一个基于Web方式的系统。我一向认为这一类系统就不应该做成Web方式的，原因很简单：谁能够保证时刻登录互联网呢？不过，听说利用什么Google Gear之后就可以离线使用了，这才有了一点兴趣。但是兴趣立刻又消失了。因为它似乎只有任务管理，in box，someday/maybe，reference，List of things to do，delegation都没有。唯一有的calendar，如果要提醒的话，还得交钱。据说，得几十美元/年。我实在想不通，它为什么要做中文版的。难道，这也是中国国际地位上升的表现吗？

    Bonisai，我在网上简单地看了看，觉得它似乎是在Plam上使用的软件，也就没有了兴趣。

    Outlook Added-in，据说和Jello.Dashboard一样，是Outlook的插件。但是我在网上找了很久，才找到一个下载链接，下载来之后，还不能安装。Windows说那不是合法的Windows程序，只好拉倒。

    综上所述，ThinkingRock的思想是最好的、成功助手的功能性是最好的，Jello.Dashboard的形式是最好的。如果能够把它们的优点综合一下，那可以算是完美的了。